Has tenido reunión familiar, y en la mesa tu cuñado ha contado que ha encontrado curro de project manager. ¿Lo cuálo?, has pensado sin atreverte a preguntar para no darle más rollo. “Se trata de una figura que cada vez está más presente y activa en las empresas”, ha comentado. Y tú, sin saber todavía de qué va la cosa. Tranqui, que lo vamos a explicar para que no padezcas.
En una empresa, los proyectos pasan de un estado inicial a un estado futuro donde serán mucho mejores. La mayoría de esos proyectos tienen una ambición económica (obvio, que a nadie le gusta currar por amor al arte), pero también alcanzan ciertos beneficios intangibles, como el reconocimiento de una identidad o marca, el prestigio o la reputación, entre otros. Y ahí es donde entra en juego el project manager, que es la persona que debe llevar a cabo todas estas metas.
Sí, vale, pero ¿qué es un project manager?
Traducido al román paladino, un project manager es un gestor de proyectos, ¿está más claro ahora?
Su función es la de aplicar una serie de conocimientos, herramientas, habilidades y técnicas en actividades del proyecto que se quiere emprender, cumpliendo una serie de objetivos y requisitos. Suya es la responsabilidad de plantear y mantener la ejecución de los pasos para llevarlo a cabo. Al mismo tiempo, se encarga de organizar el trabajo del equipo para que se vayan cumpliendo los objetivos perseguidos por la empresa en los plazos indicados.
“¿Y de esto se va a encargar mi cuñado?, ¿en serio?”. Olvídate de tu cuñado y céntrate en la figura del project manager, que es lo importante.
Cada vez son más las compañías que apuestan por la contratación de una persona que realice este tipo de funciones. ¿Por qué? La época actual exige un mayor control respecto al dominio digital empresarial y esta persona es la encargada de adaptarse a los cambios y transformaciones constantes que se dan en ese marco empresarial. Así que el gestor de proyectos se debe centrar en los objetivos empresariales, teniendo en cuenta, al mismo tiempo, los posibles factores externos a los que el equipo debe hacer frente.
Funciones de un project manager
La responsabilidad de un project manager dentro de la empresa tiene una gran importancia: él se hará cargo de establecer el camino que ha de seguir un determinado proyecto. Sus funciones están relacionadas con aspectos ligados con la mentalidad, el tiempo y el espacio, entre otros.
Pero vamos al lío y definamos cuáles son sus funciones principales:
- Establecer los motivos por los cuales es necesario abarcar un determinado proyecto. Que por qué lo haces, Maricarmen, por decirlo más claro.
- Organizar el tiempo. Es decir, establecer los recursos y los plazos que vamos a necesitar para realizar el proyecto. El tiempo, oh, el tiempo… ¡Ay, perdón, que nos perdemos!
- Implementar un plan inicial. ¡Vamos que nos vamos!, traducido al castellano.
- Desarrollar los procesos que están incluidos en el plan inicial. Y que no se escaquee nadie, faltaría añadir.
- Dirigir y coordinar al equipo de trabajo. Como en una orquesta, pero sin violines ni fanfarrias.
- Motivar emocionalmente a ese equipo. Si quieres inspiración echa un vistazo al discurso de Mel Gibson en Braveheart.
- Gestionar posibles cambios que haya que ir realizando durante el desarrollo del proyecto. Lo de “be water, my friend” versión project manager.
- Resolución de posibles riesgos y problemas que puedan darse. Lo que viene siendo ejercer de Señor Lobo, como en Pulp Fiction (¿has cogido lo de Pulp-Pulpi? 😜).
- Monitorizar el progreso para tenerlo todo controlado con la mayor exactitud posible. O dicho de otra manera, marcarse un Gran Hermano.
- Mantener el contacto con el público de la empresa, es decir, con los stakeholders. Estos son las personas o grupos que están relacionados con las actividades y decisiones de la empresa: empleados, proveedores o clientes, entre otros. Ya sabes, como cantar lo de You’ll never walked alone del Liverpool.
Habilidades de un project manager
¡Que no!, ¡que dejes de pensar en tu cuñado! ¡Céntrate!
Las herramientas que ha de controlar un buen project manager deben ser la planificación, la organización, la coordinación y el control del trabajo (Ya está, chimpún). Dentro de estas herramientas, existen una serie de habilidades que se van adquiriendo y desarrollando durante el ejercicio de la profesión. Estas en concreto:
Organización
Es de vital importancia la organización dentro de las funciones del gestor de proyecto, no descubrimos nada nuevo, ¿no? ¿NOO? Debe ser capaz de poder organizar los procesos y, al mismo tiempo, a los intervinientes que trabajan para el plan de empresa. A su vez, deberá realizar una buena organización de los tiempos y plazos necesarios.
Liderazgo
Debe ser un líder, un capitán, mi capitán, una persona capaz de transmitir la confianza necesaria en el equipo y conseguir impulsar la transformación digital dentro de la empresa. Un supermán, vamos.
Coordinación con el equipo
Para cumplir correctamente con esa función, el gestor de proyectos debe estar en contacto con muchos trabajadores de la empresa, tanto los que están más arriba (directivos o ejecutivos, entre otros) como los empleados en general. Juntos establecerán objetivos y pautas a seguir. En resumen, tener mano izquierda, Mari Carmen.
Comunicador
La comunicación es una habilidad fundamental, ya que el gestor del proyecto deberá establecer diferentes canales para tratar asuntos con todos los agentes implicados en el plan establecido. Vamos, que sea el perejil de todas las salsas.
Gestión de conflictos
La mediación es de vital importancia para llevar a cabo un determinado proyecto. Por ello, la persona encargada de gestionarlo deberá ser capaz de solventar posibles problemas y aportar soluciones al respecto. El Gandhi de la empresa, valga la metáfora.
Conocimiento del mercado
Si se trata de un plan de empresa, este perfil profesional tendrá que estar al tanto de las novedades y de la competencia que pueda haber a nuestro alrededor. Ojo avizor, en dos palabras. Así que tendrá que tener un amplio conocimiento de la situación en la que se encuentra el mercado.
Herramientas de un project manager
Para ejercer correctamente su función, el gestor del proyecto debe ser capaz de manejar una serie de herramientas fundamentales para la consecución de sus objetivos. No, el martillo y el taladro no; estas en concreto:
- Informes, cuadros y documentos diferentes que tendrá que usar durante el proceso y con los que debe estar familiarizado. Vamos, que sepa por dónde le viene el aire.
- Diferentes softwares de gestión de proyectos que incluyan obligatoriamente una serie de funciones para producir gráficos e informes, poder compartir documentos, ejercer la comunicación dentro del equipo de trabajo, realizar presupuestos o realizar seguimientos del trabajo desempeñado por cada empleado, entre otros. Las cosas de ordenadores que diría tu abuela.
Lo nuestro son las metodologías Agile
En LetsGo apostamos por las metodologías Agile para realizar el trabajo del project manager, como Kanban y Scrum. Si te parece, vamos a recordar cómo funcionan:
- Kanban: Consiste en la visualización del trabajo, la limitación del trabajo en curso y la maximización de la eficiencia. Se encarga de reducir el tiempo que se tarda en llevar a cabo un determinado proyecto, desde el principio hasta el final.
- Scrum: Consiste en el incremento de trabajo mediante intervalos establecidos denominados sprints. Su función principal es originar esquemas de aprendizaje para que puedan ser almacenadas las opiniones de los clientes.
Así que ya sabes, en estos tiempos donde el desarrollo digital está a la orden del día, no dudes en contar con un project manager para que tu empresa pueda culminar con éxito sus proyectos y lograr las metas deseadas.
Y sí, claro que puede ser tu cuñado, ¿por qué no le das un voto de confianza?
