Esta que vamos a explicar ahora es una herramienta que ayuda a gestionar y optimizar el tiempo para llevar a cabo las tareas diarias con eficacia. La matriz de Eisenhower, que así se llama, está basada en la importancia y urgencia de cada tarea. Y aquí va la explicación.

¿Matriz de Eisenhower? ¿Qué es eso y de dónde viene?

Bueno sí, el nombre se las trae, así que, si te resulta más fácil de pronunciar y de recordar, también se la conoce como herramienta de gestión del tiempo. Mucho mejor, ¿no?

Los llames como la llames, lo cierto es que es una forma muy efectiva de organizar, planificar y priorizar las distintas tareas que deben llevarse a cabo en un determinado periodo de tiempo. La finalidad de este modo de organización es jerarquizar, de forma visual, la carga de trabajo o tareas pendientes para evitar las pérdidas de tiempo y el derroche innecesario de papel.

Se basa en variables como la urgencia y la importancia de cada tarea para facilitar distinguir entre las cosas que deben resolverse de inmediato y las que pueden posponerse, delegarse o incluso eliminarse por completo.

¿Y de dónde viene lo de Eisenhower? Efectivamente, lo has adivinado: del que fue presidente de los Estados Unidos y general norteamericano durante la Segunda Guerra Mundial Dwight D. Eisenhower.

En 1954, durante un discurso, el general mencionó a un rector anónimo de una universidad con estas palabras: «Tengo dos tipos de problemas, los urgentes y los importantes. Los urgentes no son importantes y los importantes nunca son urgentes». Y en ese discurso se basó, décadas después, un nuevo sistema de gestión, que es el que tenemos ahora entre manos.

En 1989, Stephen Covey publicó el libro de autoayuda Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva, en el que aplicó las palabras del presidente para desarrollar una nueva herramienta de gestión. En su honor la llamó Matriz de Eisenhower.

Este sistema fue progresivamente desarrollado y mejorado hasta la actualidad, convirtiéndose en una manera efectiva de aprovechar el tiempo y aumentar la productividad en el trabajo y la gestión del hogar, eliminando distracciones.

¿Cuáles son los cuadrantes de la matriz?

Para decirlo de una manera sencilla, son cuatro.
1. Tareas para hacer: urgentes e importantes.
2. Tareas para planificar o decidir más adelante: no urgentes pero importantes.
3. Tareas para delegar: urgentes pero poco importantes.
4. Tareas para desechar o eliminar: ni urgentes ni importantes.

¿Cómo identificar lo urgente y lo importante?

Buena pregunta, porque no siempre es fácil distinguir entre uno y otro cuando surge un problema. Sin embargo, diferenciar ambos conceptos es básico para identificar las cosas en las que tienes que enfocarte primero y las que se pueden delegar, aplazar o descartar.

Las tareas urgentes son las que requieren atención inmediata. Ya, ¡YAAA! Si no se hacen en un periodo de tiempo específico, puede haber consecuencias y pueden causar estrés y agotamiento; y no queremos eso, ¿verdad?

Las tareas importantes, sin embargo, son las que ayudan a lograr distintos objetivos a largo plazo, sean o no urgentes. Vamos, las que no corren prisa pero hay que hacer. Exigen una planificación cuidadosa y eficiente y pueden requerir una serie de pasos para su desarrollo completo.

Ahora que ya está clara la diferencia, solo hay que colocar la lista previa de tareas pendientes en cada uno de los cuadrantes mencionados anteriormente. Así, podrás ordenar y priorizar con facilidad cada acción que hay que llevar a cabo para conseguir tus objetivos.

Ponme ejemplos de la matriz de Eisenhower, aerfavó

Para facilitar su elaboración, deberás escribir previamente una lista de tareas pendientes, para después colocarlas en cada cuadrante de la matriz (¿a qué estás viendo un tablero y unas notas de LetsGo claramente?). Es importante delimitar el número de actividades en cada casilla para evitar la saturación, porque, de lo contrario, dificultaría el desarrollo de cada labor. La cosa quedaría así:

HACER: En el primer cuadrante coloca las tareas importantes y urgentes. Tienen plazos fijos y cercanos, y afectan a los planes a largo plazo o causan problemas si no se llevan a cabo. Por ejemplo: trámites y solicitudes urgentes, proyectos con fechas de entrega próxima, reparar una tubería, sacar la sartén del fuego…

PLANIFICAR: Aquí van las tareas sin plazo fijo pero que son importantes, ya que afectan a tus planes a largo plazo. Se llevan a cabo después de las anteriores. Ejemplos: planificar un proyecto a largo plazo; planificar cumpleaños o Navidades; establecer contactos; pedir citas médicas o revisiones del coche; hacer ejercicio o comer sano; desarrollar tareas rutinarias o de mantenimiento; planificar unas vacaciones, una cena, un negocio nuevo…

DELEGAR: En este apartado van las cosas urgentes pero no importantes, las que no afectan a tus objetivos a largo plazo. Las pueden llevar a cabo personas especializadas, ahorrándote tiempo. Tienen plazo cercano, pero no hay consecuencias si no se realizan. Ejemplos: responder emails poco importantes, labores del hogar, transcribir notas…

DESECHAR: Ni urgentes ni importantes y sin plazo fijo. No son determinantes para tus proyectos y suponen una importante pérdida de tiempo, así que fuera. Las identificarás porque suelen generar distracciones. ¿Por ejemplo? Ver la tele, mirar redes sociales y actividades que consumen el tiempo de otras más importantes y urgentes. Pura procrastinación, vaya.

Cómo aplicar la Eisenhower como herramienta de priorización de tareas

No nos cansamos de repetirlo: la matriz de Eisenhower te ayudará a ahorrar tiempo y priorizar tareas de forma efectiva, ya que puede aplicarse a prácticamente cualquier actividad y producto. Y aquí es donde tenemos que hablarte, aunque sabemos que ya se te ha ocurrido a ti primero, de las LetsGo. ¿Por qué? Porque se adaptan perfectamente a este tipo de matriz y contribuirán a facilitar tus tareas del día a día, teniéndolas visibles en todo momento y sin necesidad de gastar papel.

Los distintos colores y tamaños son ajustables a cada necesidad. Por ejemplo, utiliza las notas de colores más fuertes para desplegar las tareas que hay que hacer primero (ahí, que se vean bien para que no haya excusas). Las de colores más suaves pueden servir para las acciones y los objetivos necesarios a largo plazo, junto a los pasos a seguir, además de las actividades que se pueden delegar. Para el último cuadrante, puedes optar por algo más neutro y menos visible. ¡Fuera tentaciones! Así evitarás centrar tu atención en esas distracciones.

Además de los colores, puedes escribir en cada bocadillo:

+ importante

– importante

+ urgente

– urgente

y otras cosas que se te ocurran para hacer los cuadrantes. ¿No dirás que las LetsGo no son versátiles? Eso sí, cosas que tengan que ver con el trabajo, no te pongas a hacer la lista de regalos de tu cumple, que no toca.

A medida que vas terminando las tareas del primer y tercer cuadrante, ve eliminándolas. También conviene que reorganices las del segundo y que vayas pasando algunas de ellas tanto al primero como al segundo, según se acerquen las fechas límite. De esta forma, estará todo en orden, no se te pasarán los plazos y podrás tener siempre presentes tus objetivos viendo cómo se van cumpliendo. Organización, cari, organización.

Resumiendo, que el tiempo apremia: la matriz de Eisenhower te ayuda a organizar tus actividades de forma más adecuada tanto en el curro como en tu hogar. Y con ello, optimizas tu tiempo y aumentas tu productividad diaria. ¿A qué esperas para probar este método de organización?

Ahora que ya conoces en qué consiste esta metodología de trabajo, no te vuelvas loco pensando qué juego de LetsGo necesitas para ponerla en práctica. Somos como los mosqueteros: un juego de LetsGo Agile para todas y todas para uno. Vamos, que puedes utilizar todos los productos LetsGo para poner en práctica cualquier sistema de trabajo. Así de versátiles somos, ya ves.