Llega el lunes, enciendes el ordenador y empiezan a saltar las notificaciones de nuevos emails en la pantalla como si estuvieran compitiendo en las olimpiadas. Sobre la mesa, mil notas adhesivas recordándote lo que te dejaste sin terminar la semana pasada. Y, por si fuera poco, recibes una convocatoria de reunión de tu jefe para hablar de un nuevo proyecto que acabáis de conseguir. Y tú, ahí, al borde del parraque y sin haberte tomado ni siquiera un chute de cafeína.
Que levante el tentáculo quien no se haya visto en una situación parecida más de una vez. ¡Como para no tener estrés! La buena noticia es que tiene solución. Basta con aprender a organizar el tiempo de trabajo en la oficina y a gestionarlo. Créenos, que de organización y de planificación sabemos un rato.
¿Y por dónde empiezo a organizarme?
Antes de nada, una cosita: esto es un trabajo en equipo, así que es fundamental que la gestión de la jornada laboral sea cosa de dos, como el amor. Tuya, sí, pero también de tus jefes.
Si el tiempo de trabajo está bien gestionado, todo son ventajas. La principal, que el curro sale adelante y con éxito, lo que hará que las finanzas de empresarios y asalariados tengan un precioso saldo positivo. Que lo de las felicitaciones y la satisfacción del trabajo bien hecho está muy bien, sí, pero el money money que recibes por ello es aún mejor.
Dicho esto, ¿qué podemos hacer para organizar nuestro tiempo en la oficina? Aquí van algunos consejos, joven padawan.
1.Ten claros los objetivos
¿Cómo te vas a poner a organizar nada si no sabes a dónde tienes que llegar? Empieza por marcar una meta y luego vendrá lo demás. Eso sí, que sea realista, no te flipes mucho. Esto servirá de motivación tanto para ti como para tu equipo de trabajo. Según sea el proyecto que tengas entre manos, marcarás esos objetivos, las funciones y las tareas que tendrás que llevar a cabo para conseguirlos.
2.Prepara un calendario semanal
Ahora sí, ponte a organizar la semana. Y quien dice semana, dice mes y lo que se tercie. Vamos, que tires de planner (o planificador, más rollo académico de la lengua) y apuntes bien clarito lo que te espera. No hace falta que te digamos lo prácticas que son las LetsGo para estos menesteres, ¿no?
Pero vamos al lío. ¿Qué anotamos en él? Las reuniones programadas, por ejemplo, y las tareas pendientes y nuevas. Incluso si tienes que llevar a los gatos al veterinario o pasarte a recoger los táper a casa de tu madre. Que el día es muy largo y tiene que darte tiempo a todo.
3.Calcula el tiempo que te llevará hacer las tareas
Saber si algo te puede llevar una hora o un día entero te ayudará a encajar todo en la agenda y evitar, así, sustos de cositas que se te han olvidado o el agobio que da tener trabajo de más. No estaría mal, de paso, marcar una fecha límite de entrega de trabajo.
Vale, sí, siempre hay imprevistos. Que vuelva a levantar el tentáculo a quien no le hayan puesto una reunión urgente en el peor momento porque Houston, Houston, tenemos un problema. No pasa nada: cambiamos alguna tarea de sitio en ese calendario semanal que nos hemos currado con nuestras LetsGo, y listo.
Con 30 minutitos que le dediquemos a la cosa al principio de la jornada lo tendremos, tampoco hay que obsesionarse.
4.Organiza esas tareas y divídelas en subtareas
Una vez que tengas claras las tareas, organízalas y establece cuáles son urgentes y cuáles no, de tal manera que, en caso de necesidad, puedas posponer las que no son prioritarias sin que provoques un tsunami.
Si el proyecto en el que andas metido es demasiado grande, divídelo en subtareas. Y si eres jefe, determina ahí quién debe hacer cada cosa. Vamos, que te acuerdes de lo que te contábamos sobre la matriz de Eisenhower, ese método que servía para jerarquizar trabajos de forma muy visual. Porque ya sabes por dónde entran mejor las cosas, ¿no? Exacto, por loh oho.
Venga, vale, te lo vamos a resumir aquí, asín de grande es nuestra vocación de servicio. Se trata, básicamente, de que estructures tu plan de trabajo según este esquema:
- Tareas para hacer: urgentes e importantes.
- Tareas para planificar o decidir más adelante: no urgentes pero importantes.
- Tareas para delegar: urgentes pero poco importantes.
- Tareas para desechar o eliminar: ni urgentes ni importantes.
Un planner que te permita hacer esquemas de trabajo y comprobar de un vistazo todo lo que hay que hacer te facilitará mucho la mandanga y evitará que cargues todo el curro sobre el pobre José Luis y la pobre Mari Carmen, mientras el resto se rasca la barriga. También te ayudará a decidir si debes delegar en algún compañero o no, que las mallas de colores y los superpoderes los tiene Superman, no tú. Y aquí viene la buenísima noticia: LetsGo también tiene formato planner, para que no tengas que salir ahí fuera a buscarlo o currártelo tú.
¿A que lo estás visualizando?, con sus LetsGo de diferentes tamaños y colores que puedes pegar y despegar cuanto quieras, y llevártelas aquí o allá según necesites… ¡Cómo nos gusta gustarte, madre!
5.Crea rutinas
¿Qué te decía tu abuelo? Que el ser humano es un animal de costumbres, ¿no? Pues hazle caso, que tenía razón. Si conviertes una tarea o grupo de tareas en una rutina, no te olvidarás ni un día de hacerlas. Por ejemplo, acostúmbrate a dedicar esos 30 minutitos que te decíamos arriba a planificar y ordenar tu organizador semanal y verás cómo sientes el flow por todo tu cuerpo de currito. Cuanto más practicas, más rápido lo haces después.
6.Planifica los descansos
Oye, que no todo va a ser currar en esta vida (ni en esta oficina), también es sagrado el café de media mañana, por qué no. Igual que te marcas los objetivos, las tareas y las reuniones, planifica también los descansos. Puedes optar por parar durante el tiempo que la empresa haya establecido o por otros sistemas, como el método Pomodoro.
Se trata de trabajar muy concentradito durante 25 minutos y descansar 5. Currar otros 25 minutos y volver a descansar 5. Y así, cuatro veces. A la cuarta sesión, descansa 20 o 30 minutos. Evidentemente, necesitarás tener a mano un temporizador, una lista de tareas pendientes prioritarias (esas LetsGo molonas, dónde las tienes) y desactivar las notificaciones de tu ordenador y de tu móvil. ¡Fuera distracciones! Ya tendrás tiempo para eso en los 5 minutos de descanso. Aunque lo ideal es que aprovecharas para levantar el culo del asiento y moverte, que se te va a quedar la forma de la silla tatuada.
7.Procrastinar no te va a ayudar
Ahora que ya tienes claro todo el trabajo que tienes por delante, bien organizadito en ese calendario semanal que te has currado, te acecha otro peligro: la pereza. Y con ella viene otro malote de la productividad: la procrastinación. Tranqui, que se puede superar el trago.
Nuestro consejo es que empieces por las tareas más extensas o complejas y dejes para el final lo menos importante o urgente. Esto es especialmente práctico si divides tus jornadas laborales entre el trabajo regular diario y las tareas de alta prioridad. ¿Y cómo saber cuáles son esas tareas más tostonazo? Efectivamente, revisa tu planificador semanal y las LetsGo que has pegado en él.
8.Deja que Pareto te guíe
Pareto, no paleto, que te vemos venir con la gracia.
Vilfredo Pareto fue un economista italiano que creó el Principio de Pareto, que viene a decir que el 80% de los resultados de nuestro trabajo proceden del 20% de nuestros esfuerzos. Esto nos permite visualizar mejor qué tareas aportan más valor a nuestra empresa o si estamos dedicando demasiado tiempo a cuestiones que no lo necesitan.
Pareto lo que hace es invitarte a terminar rápido las tareas sencillas para que puedas sentirte más realizado para seguir adelante. Si puedes finalizar el 80 % de tus tareas relativamente rápido, liberarás tu día de trabajo para abordar el 20 % del trabajo que te tomará el 80 % de tu tiempo. Sí, suena a trabalenguas, pero funciona
9.Organiza tu escritorio
Marie Kondo tenía razón cuando hablaba de ordenar (al menos, hasta que tuvo hijos y chocó de frente con la realidad. Pero esa es ya otra historia). Una mesa despejada de papeles revueltos ayuda a que tu mente se ordene también. Así que, venga, tira los papeles que no necesites, despeja de libros la mesa y quédate con lo imprescindible para trabajar. Que no tengamos que llamar a tu madre…
10.Desactiva las notificaciones
Di no a las distracciones si quieres ser el master of the universe de la productividad. Las notificaciones de tu móvil o de tu ordenador son malas compañeras de la concentración que necesitas para sacar adelante el trabajo. Desactívalas sin compasión o, al menos, siléncialas.
Estos son solo algunos consejos, pero quien mejor puede determinar cuál es el mejor método de gestión de trabajo eres tú. De lo que sí estamos seguros es de que las LetsGo te van a echar no una mano, sino ocho, como los tentáculos de Pulpi. No te quejarás…
