¿Metodología Kanban? ¿Eso qué es y cómo la aplico en mis proyectos?

Siguiendo con el tema de los métodos Agile, ahora toca hablar de la metodología Kanban. Y como imaginamos que estás arrugando el morro pensando en qué demonios estaremos diciendo, déjanos comentarte que es uno de los sistemas más empleados, dentro de los Agile, para racionalizar el flujo de trabajo.

Una vez hechas las presentaciones, vamos al lío, que no es otro más que exponer cuáles son sus características más importantes y los motivos por los que deberías enamorarte muy fuerte de esta alternativa.

¿Metodología Kanban? ¿Y eso qué es?

Nada como la etimología para explicar un concepto. Kanban procede del japonés y significa señal o tablero visual. ¿A que ahora ya entendemos mejor por dónde van los tiros?

El palabro se empezó a utilizar en la década de los 50 del siglo pasado y fue Toyota la primera en emplearla para potenciar su forma de programar JIT (siglas de just in time, justo a tiempo). En 2007 se asoció la palabra con el método que ahora se emplea.

Al comienzo del siglo XXI, los programadores informáticos se percataron de que esta alternativa ayudaba a implementar el suministro de servicios y productos. La técnica, que funcionaba en la industria de la automoción, encajaba a la perfección, como pepino en ensalada, en un sector como el del software. Y la acogieron con los brazos abiertos.

Pero como todo se entiende mejor cuando se concreta, fueron nombres tan conocidos de las comunidades Agile y Lean como David J. Anderson y Corey Ladas quienes crearon ese tablero visual con el que organizar mejor cada etapa de un proyecto.

La distribución del trabajo se organiza, básicamente, en tres columnas distintas:

• Solicitado
• En proceso
• Terminado

El tablero se convierte así en un repositorio de información en tiempo real que elimina la saturación en el sistema o cualquier otro obstáculo que frene el desarrollo del proyecto. O lo que es lo mismo: un lugar donde se puede ver clarito como el agua cómo va la cosa.

¿Cuáles son los principios de la metodología Kanban?

Tan sencillo como dos, y cada uno tiene una explicación. Empezamos:

Principios de gestión del cambio

El objetivo es combinar un proceso ya fijado en la empresa con uno nuevo, pero sin que ello provoque una alteración sensible. Lo de “haiga paz” llevado a la organización del trabajo, en pocas palabras. Lo que se persigue es un cambio que conlleve una mejora y repartir el proceso en varias etapas (esto es una obviedad, porque si no se va a mejorar nada, pa qué). Vale, ¿y qué hay que hacer?, te preguntarás inquiet@. Pues en esto:

• Comenzar por lo que se debe hacer. O sea, que tengas claro el objetivo, my friend. Kanban es una metodología flexible que puede aplicarse a cualquier flujo de trabajo y forma de proceder que se tenga, ¡fuera excusas! Implica las funciones, el proceso, la responsabilidad y los papeles existentes con cierto valor. Pero, amados hermanos, no todo es perfecto en esta vida. Por eso, tras aplicarlo, se observan los problemas que hay que corregir para su evaluación y planificación. Así que, tranqui, keep calm y no te rindas. Todo tiene arreglo. La aplicación conlleva una adaptación total muy poco invasiva.
• El cambio debe ser evolutivo y progresivo. Que no te entren las prisas ni los agobios. Piano, piano, que dicen los italianos. La resistencia a la metodología debe ser la mínima. Los cambios son pequeños y contribuyen a alcanzar la meta final de la retroalimentación. Así se evita caer en la incertidumbre de cuál será el resultado. Como dice la canción, “no quiero más dramas en mi vida…”.
• El liderazgo debe actuar a cualquier nivel. Un buen líder lo es porque busca mejorar el método de trabajo basándose en lo que observa diariamente en sus empleados. Y cuando eso que observa se hace público, es decir, se habla y se comenta, lo que se consigue es mejorar todo el proceso de trabajo. De esta manera, se alcanza el máximo rendimiento posible en cada departamento, y no solo desde la dirección hacia los empleados. Be leader, my friend.

Principios para la prestación de servicios

Kanban es sinónimo de servicios, pero siempre que sepas qué necesitan tus clientes, claro está. La idea es crear una red donde cada persona se organice alrededor del trabajo. El sistema que se cree debe evolucionar de forma continua y lograrlo gracias a:

• Centrarse en las expectativas y las necesidades de cada cliente. Vamos, que lo conozcas más que a la palma de tu mano. Y si es necesario, sueña con él. La entrega de valor es primordial; debe saberse al dedillo qué esperan y qué necesitan los clientes. Así que, conviene centrarse en la calidad del servicio y en el valor de cada propuesta.
• Racionalizar el trabajo. Se ha de potenciar la capacidad de cada empleado/a para que autogestione su forma de trabajar. ¿Y qué se consigue con esto? Pues sobreponerse a los problemas que genera la microgestión de los encargados para realizar los servicios previstos.
• La revisión periódica de la red de servicios. El enfoque está centrado en la evaluación permanente (como las del colegio, pero ahora en plan profesional, que ya tienes una edad y unos estudios), pero siempre centrada en ofrecer el mejor servicio posible al cliente. En cada revisión hay que comprobar cuáles son las políticas aplicadas y cómo mejorarlas.

¿Por qué es aconsejable usar esta metodología?

Porque lo decimos nosotros y punto. No, es broma. Básicamente, porque ofrece múltiples ventajas relacionadas con la adaptación progresiva del flujo de trabajo a lo que requiere el cliente. A saber:

• Un flujo con más visibilidad. Nada como tenerlo todo a la vista y de manera muy gráfica. Cada elemento de trabajo se puede analizar de manera independiente. Cualquier componente del equipo puede ver qué se ha realizado y qué sigue pendiente. (Aficionados al escaqueo, abstenerse).
• El aumento de la velocidad en la entrega. Cada gestor puede supervisar y analizar cómo se distribuye el trabajo. De esta manera, siempre se irá un paso por delante de posibles incidencias y se podrá cumplir con los plazos de entrega. Y eso hará que tu cliente te ame muy muy fuerte.
• El equilibrio entre la ejecución de un proyecto y el objetivo de tu empresa. Cada objetivo se conecta con el trabajo diario para aumentar la agilidad del proceso. Las prioridades y los cambios que van surgiendo son más fáciles de asumir. Que vale, que sí, que si hay que asumirlos se asumen, pero que duela lo menos posible, ¿no?
• La previsión. La metodología Kanban permite conocer cuánto se tarda en el tiempo de ciclo y facilitará las predicciones de la cantidad de trabajo que se debe entregar. Parafraseando a aquel, programa, programa, programa. Además, se conocerá el rendimiento y se mejorará la precisión de las previsiones.
• La satisfacción del cliente. Y eso es ley, lo tenemos claro. Kanban ayuda a reducir el tiempo de trabajo y permite adaptarse mejor a lo que exige el cliente.

Y esto, ¿cómo se aplica?

Pongamos un ejemplo práctico, que es como mejor se entiende toda esta mandanga.

Imagina que tienes un proyecto de marketing que consta de distintas campañas promocionales. ¿Cómo lo organizarías en un tablero siguiendo la metodología Kanban? Así:

• En la columna de labores pendientes puedes introducir todas las campañas previstas. Todas toditas.
• En la relativa a los trabajos en desarrollo has de especificar cuáles son los requisitos de lo detallado en la primera. Así será más fácil que cada departamento ordene su forma de trabajar. Las cosas claras y el chocolate… con leche y churros, gracias.
• En la que confirma que el trabajo ha terminado han de incluirse los datos anteriores para compararlos con los de las campañas siguientes. Ya lo decía Karina: “Volver la vista atrás es bueno a veces, uuu uu uuuu…”.

Se trata, en definitiva, de lograr unos resultados inmediatos de un simple vistazo. Aclarar los puntos de cada parte del proceso es el primer paso hacia la consecución del éxito. Todo sea por convertir cada nueva etapa en una más próspera y productiva de cara a poner en práctica las ideas del cliente final (aquí es donde debería sonar música épica).

El método Kanban es ya sinónimo de rapidez, eficacia y adaptabilidad a todo tipo de trabajo. No dudamos en aplicarlo a la hora de fabricar los productos que nos encargues. Comprueba nuestra fiabilidad y por qué resulta tan fácil obtener un artículo a tu medida que cumpla con todos los requisitos de tu negocio.

Ahora que ya conoces en qué consiste esta metodología de trabajo, no te vuelvas loco pensando qué juego de LetsGo necesitas para ponerla en práctica. Somos como los mosqueteros: un juego de LetsGo Agile para todas y todas para uno. Vamos, que puedes utilizar todos los productos LetsGo para poner en práctica cualquier sistema de trabajo. Así de versátiles somos, ya ves.